Bagi pelaku bisnis, Anda perlu tahu cara follow up pelanggan lewat WhatsApp. Metode ini ampuh untuk mempertahankan loyalitas hingga meraih closing. Bagi sales, marketing, atau pemilik usaha, melakukan follow up penting dilakukan. Media untuk follow up pun ada banyak, bisa lewat telepon, email, dan WhatsApp.
Namun kini, WhatsApp sering digunakan karena dinilai ampuh. Pasalnya, tingkat keterbacaan WhatsApp lebih tinggi ketimbang SMS atau email. Selain itu, pengguna WhatsApp juga sangat banyak.
Hal inilah yang membuat WhatsApp jadi media ideal untuk melakukan tindak lanjut kepada pelanggan. Meski begitu, masih ada yang bingung cara follow up pelanggan lewat WhatsApp.
Untuk itu artikel berikut akan mencoba memberikan tips atau cara follow up pelanggan lewat WhatsApp. Sahabat Sebari pun akan diberikan beberapa contoh follow up pelanggan yang efektif. Simak sampai selesai, ya!
Baca Juga: Cara Membuat Katalog di WhatsApp Business dengan Mudah
Apa Itu Follow Up Pelanggan?
Buat Tampilan WhatsApp Jadi Lebih Profesional dengan Sebari!
Follow up pelanggan adalah proses atau tindakan tindak lanjut yang dilakukan oleh perusahaan atau individu setelah berinteraksi dengan pelanggan, baik itu setelah mereka melakukan pembelian, mengajukan pertanyaan, atau menunjukkan minat terhadap produk atau layanan.
Tujuannya adalah untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan, memastikan kepuasan mereka, dan mendorong peluang pembelian ulang atau konversi lebih lanjut.
Kenapa Follow Up Pelanggan Penting?
Lantas, kenapa follow up pelanggan itu penting? Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, follow-up pelanggan sangat penting karena memiliki peran besar dalam memastikan kepuasan, meningkatkan loyalitas, dan mendorong pertumbuhan bisnis.
Selain itu, berikut beberapa manfaat dari kegiatan melakukan follow up kepada pelanggan:
- Meningkatkan kepuasan pelanggan
- Membangun hubungan yang kuat
- Meningkatkan loyalitas dan retensi pelanggan
- Meningkatkan kesempatan penjualan
- Meminimalisir kehilangan pelanggan
- Memberikan kesempatan mendapatkan feedback
- Meningkatkan citra perusahaan
- Mengoptimalkan peluang bisnis jangka panjang
Cara Follow Up Pelanggan Lewat WhatsApp
1. Gunakan Kata Sopan
Ketika mengirim pesan follow-up, sangat penting untuk menggunakan bahasa yang sopan dan ramah. Sebisa mungkin Sahabat Sebari harus menghindari penggunaan kata-kata yang dapat dianggap kasar, mendesak, atau tidak profesional.
Pilihan kata yang baik menciptakan kesan positif dan meningkatkan kenyamanan pelanggan saat membaca pesan Anda.
Contohnya, sampaikan rasa terima kasih atas perhatian pelanggan, seperti: “Kami sangat menghargai waktu Anda dan ingin memastikan kepuasan Anda dengan layanan kami.” Sikap ini menunjukkan profesionalisme dan empati.
2. Jangan Lupa Mengucapkan Salam dan Memperkenalkan Diri
Salam pembuka adalah tanda penghormatan kepada pelanggan, terutama ketika memulai percakapan. Setelah itu, perkenalkan diri Anda dan sebutkan nama perusahaan atau organisasi yang Anda wakili. Langkah tersebut penting agar pelanggan memahami siapa yang menghubungi mereka dan alasan pesan tersebut dikirimkan.
Inilah contoh salam pembuka yang bisa Anda tiru: “Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama]. Saya [Nama Anda] dari [Nama Perusahaan], ingin menyampaikan informasi penting terkait produk yang Anda beli.”
3. Kirim Pesan di Waktu yang Tepat
Cara follow up pelanggan lewat WhatsApp berikutnya mengirim pesan di waktu yang tepat. Sebab, waktu pengiriman pesan berpengaruh besar pada respons pelanggan.
Kalau bisa, jangan mengirim pesan pada waktu yang tidak wajar, seperti dini hari atau larut malam. Sebaiknya, kirim pesan di jam kerja, antara pukul 09.00 hingga 17.00, tergantung kebiasaan target audiens Anda.
Waktu yang tepat dalam mengirim pesan akan lebih mungkin dibaca dan diterima dengan baik.
4. Kirim Pesan yang Tampak Personal
Personalisasi adalah kunci dalam komunikasi lewat WhatsApp. Hindari membuat pesan Anda terlihat seperti pesan massal yang dikirim ke banyak orang. Sebutkan nama pelanggan dan gunakan informasi relevan yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Sebagai contoh, Anda bisa menulis: “Halo Bapak/Ibu [Nama], kami melihat Anda baru saja mengunjungi halaman produk [Nama Produk]. Apakah ada yang bisa kami bantu?”
Pesan seperti ini memberikan kesan bahwa Anda benar-benar peduli terhadap kebutuhan individu pelanggan.
5. Ungkapkan Maksud dan Tujuan
Pesan follow-up harus memiliki tujuan yang jelas. Hindari pesan yang terlalu panjang atau bertele-tele. Dalam dua atau tiga kalimat pertama, sampaikan alasan Anda menghubungi pelanggan dan manfaat dari pesan tersebut.
Misalnya seperti ini: “Kami ingin memastikan bahwa Anda telah menerima produk Anda dengan baik dan puas dengan kualitasnya. Jika ada pertanyaan, kami siap membantu.”
6. Jangan Memaksa
Paling penting, Sahabat Sebari jangan memaksa pelanggan. Mintalah dengan baik dan hindari meminta pelanggan merespons segera atau membuat mereka merasa tertekan untuk membeli produk Anda. Idealnya, Anda harus memberikan mereka waktu untuk mempertimbangkan atau merespons pesan Anda dengan santai.
Misalnya: “Kami mengerti bahwa Anda mungkin membutuhkan waktu untuk memikirkan penawaran ini. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.”
7. Langsung Menjelaskan Maksud dan Tujuan
Cara follow up pelanggan lewat WhatsApp selanjutnya ialah langsung menjelaskan maksud dan tujuan.
Jangan membuat pelanggan harus mencari tahu sendiri alasan Anda menghubungi mereka. Langsung ke inti pesan Anda dalam kalimat pertama atau kedua. Jika Anda ingin mengingatkan mereka tentang promosi, atau menanyakan umpan balik, sampaikan dengan jelas.
Contohnya sebagai berikut: “Kami ingin menginformasikan bahwa diskon 20% untuk produk [Nama Produk] hanya berlaku hingga [Tanggal]. Apakah Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut?”
8. Ucapkan Terima Kasih
Setiap pesan follow-up sebaiknya ditutup dengan ucapan terima kasih. Penggunaan kata terima kasih menggambarkan apresiasi terhadap perhatian dan waktu yang telah diberikan oleh pelanggan.
9. Menggunakan Fitur Broadcast WhatsApp
Fitur broadcast di WhatsApp adalah cara efektif untuk menjangkau banyak pelanggan sekaligus tanpa membuat pesan terlihat seperti spam. Pesan broadcast tetap tampak personal bagi penerima, tetapi pastikan Anda menulis pesan yang relevan dan menarik.
10. Pakai Fitur Auto-Reply
Dalam melakukan follow up kepada pelanggan, Anda bisa memakai fitur auto reply. Fitur auto-reply sangat bermanfaat, terutama jika Anda tidak dapat merespons pelanggan secara langsung. Gunakan balasan otomatis untuk memberi tahu pelanggan bahwa pesan mereka telah diterima dan akan segera ditangani.
Baca Juga: 100 Contoh Promosi di Whatsapp yang Persuasif dan Efektif
Contoh Follow Up Pelanggan Lewat WhatsApp
Tingkatkan Peluang Penjualan di WA dengan Sebari!
1. Follow-Up Pasca Pembelian
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama], kami dari [Nama Perusahaan]. Apakah produk [Nama Produk] yang Anda beli sudah diterima dengan baik? Jika ada kendala atau pertanyaan, kami siap membantu.”
- “Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama]. Kami ingin memastikan bahwa Anda puas dengan pembelian [Nama Produk]. Jika ada saran atau masukan, jangan ragu untuk menghubungi kami. Terima kasih sudah berbelanja di [Nama Perusahaan]!”
2. Follow-Up Pelanggan Potensial (Prospek)
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama], kami melihat Anda tertarik pada [Nama Produk]. Apakah ada informasi tambahan yang bisa kami berikan untuk membantu Anda?”
- “Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama]. Kami ingin mengingatkan bahwa promo spesial untuk [Nama Produk] akan berakhir hari ini. Jangan lewatkan kesempatan ini! Info lengkap ada di sini: [Link].”
3. Follow-Up Layanan
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama]. Terima kasih sudah menggunakan layanan kami. Apakah kendala yang Anda alami sudah terselesaikan dengan baik? Jika ada hal lain yang perlu kami bantu, silakan hubungi kami.”
- “Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama]. Kami ingin memastikan bahwa layanan kami sesuai dengan harapan Anda. Apakah ada masukan atau saran yang bisa kami perbaiki?”
4. Follow-Up untuk Mengumpulkan Umpan Balik
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama]. Terima kasih atas kepercayaannya pada [Nama Perusahaan]. Bolehkah kami meminta feedback Anda tentang pengalaman menggunakan [Nama Produk]? Pendapat Anda sangat berarti bagi kami.”
- “Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama]. Kami ingin tahu bagaimana pendapat Anda tentang layanan kami. Berikan ulasan Anda di sini: [Link Review]. Terima kasih atas waktunya!”
5. Follow-Up Ucapan Terima Kasih
- “Terima kasih, Bapak/Ibu [Nama], sudah berbelanja di [Nama Perusahaan]. Kami sangat menghargai kepercayaan Anda. Jika membutuhkan bantuan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.”
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama]. Kami ingin mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan kepercayaannya pada [Nama Perusahaan]. Semoga produk/layanan kami bermanfaat untuk Anda!”
6. Follow-Up Promosi
- “Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama]. Kami ingin memberi tahu bahwa ada diskon spesial untuk pelanggan setia kami: [Detail Promo]. Jangan sampai terlewat! Berlaku hingga [Tanggal].”
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama]. Kami sedang mengadakan promo besar-besaran untuk produk [Nama Produk]. Cek detailnya di sini: [Link]. Kami tunggu pesan Anda!”
7. Follow-Up Reminder
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama]. Apakah Anda masih tertarik dengan [Nama Produk]? Kami ingin mengingatkan bahwa stoknya hampir habis. Pesan sekarang untuk memastikan Anda mendapatkannya.”
- “Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama]. Kami ingin mengingatkan Anda tentang janji temu/service yang telah dijadwalkan pada [Tanggal]. Apakah jadwal ini masih sesuai untuk Anda?”
8. Follow-Up untuk Penawaran Produk Baru
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama]. Kami memiliki produk baru yang mungkin menarik bagi Anda: [Nama Produk Baru]. Informasi lebih lengkap dapat Anda lihat di sini: [Link].”
- “Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama]. Sebagai pelanggan setia kami, Anda mendapatkan akses pertama untuk mencoba produk baru kami: [Detail Produk]. Hubungi kami untuk penawaran eksklusif!”
9. Follow-Up Pengingat Pembayaran
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama]. Kami ingin mengingatkan bahwa pembayaran untuk pesanan [Detail Pesanan] jatuh tempo pada [Tanggal]. Mohon segera selesaikan untuk menghindari keterlambatan. Terima kasih.”
- “Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama]. Jangan lupa untuk melunasi pembayaran Anda sebelum [Tanggal] untuk mengaktifkan pesanan [Nama Produk]. Jika ada kendala, hubungi kami segera.”
10. Follow-Up Pengiriman
- “Halo, Bapak/Ibu [Nama]. Pesanan Anda telah dikirim dan akan sampai pada [Tanggal]. Mohon informasikan kepada kami jika ada hal yang perlu dibantu. Terima kasih telah berbelanja di [Nama Perusahaan]!”
- “Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama]. Kami ingin memastikan bahwa pesanan Anda telah diterima dengan baik. Jika ada masalah atau pertanyaan, silakan hubungi kami.”
Sebari sebagai Platform WhatsApp Marketing untuk Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Sebari adalah tool berbasis web yang terintegrasi dengan WhatsApp API. Aplikasi ini dirancang untuk membantu bisnis untuk mendistribusikan konten dengan tujuan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan serta mengoptimalkan penjualan melalui WhatsApp Marketing.
Platform Sebari menawarkan berbagai fitur yang membuat bisnis Anda mampu mengelola pesan massal dengan lebih efektif dan aman. Sebari pun memiliki banyak keunggulan yang membuatnya menjadi pilihan terbaik bagi bisnis yang menerapkan strategi digital marketing, salah satunya melakukan broadcast WhatsApp, dengan efisien dan efektif.
Selain itu, berikut manfaat dan fitur dari Sebari:
- Integrasi dengan WhatsApp Business:
Sebari terintegrasi langsung dengan WhatsApp Business, sehingga Anda dapat mengelola pesan dan pelanggan dengan lebih efisien. - Kemudahan Penggunaan:
Sebari dirancang untuk mudah digunakan, bahkan oleh mereka yang tidak memiliki pengalaman teknis sekalipun. - Dukungan Pelanggan yang Luar Biasa:
Sebari memiliki tim dukungan pelanggan yang siap membantu Anda menyelesaikan masalah atau pertanyaan yang mungkin timbul.
Kesimpulan
Follow-up pelanggan melalui WhatsApp adalah metode yang efektif untuk mempertahankan loyalitas pelanggan sekaligus meningkatkan peluang konversi. WhatsApp menjadi pilihan ideal karena memiliki tingkat keterbacaan yang tinggi dibandingkan SMS atau email, serta pengguna yang luas.
Namun, agar follow-up ini efektif, pelaku bisnis harus memahami langkah-langkah strategis dan menggunakan pendekatan yang tepat. Untuk melakukannya secara efektif melalui WhatsApp, beberapa prinsip penting harus diikuti, seperti isi pesan harus sopan, menggunakan salam pembuka, dikirim pada waktu yang tepat, dan dipersonalisasi agar terasa relevan bagi pelanggan. isien.
Bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dalam mengelola pesan pelanggan, platform seperti Sebari menawarkan solusi berbasis WhatsApp API yang memungkinkan pengelolaan pesan massal, integrasi dengan WhatsApp Business, dan berbagai fitur lainnya. Itulah ulasan tentang cara follow up pelanggan lewat WhatsApp.
Kontak Sebari
Bial Anda tertarik untuk menggunakan strategi Whatsapp marketing untuk mendukung penjualan produk serta meningkatkan efektivitas bisnis Anda, silahkan menghubungi tim Sebari melalui platform Sebari atau melalui social media Sebari di Instagram Sebari. Tim kami akan siap membantu Anda.
Baca Juga: Cara Melakukan Jadwal Kirim Pesan WhatsApp. Mudah dan Simpel!
***Foto: freepik.com
